・整理術UP

『「読む・書く・話す」を一瞬でモノにする技術』齋藤孝 ★★★★★

 これまでの著者の情報収集・活用に関する著書のベスト版
のような内容です。

 情報を収集し、活用することで新たな考えを得る。そのた
めに必要な情報収集術や活用術を実践的に解説しています。

 以下は私がすぐにでも実行しようと思った内容です。

《情報に向き合う意識》

 ○「情報は一期一会」であると意識

 ○再生できない情報はないのと同じ
  
  ・再生しやすいために、「仕込み」にひと手間をかける

《情報収集》

 ○2割読書法

 ○10冊同時読書

   ・速読は理解力を高めること

   ・質量転化

 
《情報編集》

 ○意味を記憶する

   ・自分のことばで再生できるように「自分化」

 ○しくみづくりは「試行錯誤」すればよい

「読む・書く・話す」を一瞬でモノにする技術 Book 「読む・書く・話す」を一瞬でモノにする技術

著者:齋藤 孝
販売元:大和書房
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『ファシリテーショングラフィック』堀公俊・加藤彰 ★★★★★

08/01/28読了

《学んだこと》

●まずはじめに
 ○基本フォーマットを決める。
 ○レイアウトを構想しておく。(出来上がりのイメージ)

●4つのステップで議論を描く
 ~ライティング~

 ①発言を要約する
  ○なるべく発言者の言葉をそのまま使い、キーワードをう
   まくつなげて要約文を作る。
  ※体言止めを使って一般的な用語に置き換えないこと
  (あとで見たときに意味がわかるようにする)
   悪い例)商品コンセプトの問題 
   良い例)機能が顧客にあっていない

 ②議論のポイントを強調
  ○装飾やイラストを活用

 ③ポイント同士の関係を示す
  ○グループ化
  ○矢印(因果関係、関係の強さ【線の太さ】、直接・間接
   的な関係【実線・破線】)

 ④図解ツールで構造化
  ○ツリー型(漏れなくダブりなくまとめる)

  ○サークル型(重なりが新たな発想を生む)

  ○フロー型(流れやつながりを整理する)

  ○マトリクス型(一刀両断に議論を切る)

●3つの基本フォーマット
 ~レイアウト~

 ①リスト型(話の流れがわかりやすい)

 ②マンダラ型(自由奔放に発想が広がる)
 
 ③チャート型(議論のヌケモレが少ない)

●要約力のテクニック
 ○ロジカルリスニング
  なぜそのように考えたのか。
   縦の論理(思考プロセス)⇒前提(出発点)、
   根拠(経路)、結論(到達点)
   横の論理⇒発言の位置づけ(その人の立場、切り口)
 ○発言を取り上げるかどうかの絞る基準は、目的やテーマに
  かなっているか。

●留意点
 ○漢字を少し大きめに書く。
 ○付箋に書くのは、2~3行を目安。名詞をポツンと書いて
  も、それだけを見ても結局何が言いたいかわからない。
 ○タイトルのまとめすぎに注意
  グループ内にある意見をすべて消しても意味が通るくら
  いのタイトルを考える。(キーワードを生かす)

※いつでもどこでもファシリテーショングラフィックを意識。
 ・自分自身で考えを整理するとき
 ・議事録をとるとき
 ・軽い打ち合わせのとき

ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ) Book ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)

著者:堀 公俊,加藤 彰
販売元:日本経済新聞社
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『ファシリテーション入門』堀公俊 ★★★★★

08/01/10読了 

《学んだこと》

■ファシリテーションって何?

  ●「個人」から人と人の「関係性」を中心にした組織運営
   の必要性から生まれた

  ●中立な立場でチームのプロセスを管理しチームの力を引
   き出しチームの成果が最大になるよう支援(=場のマネ
   ジメント)

  ●3つの効果
   ・成果を達成するための時間が短縮
   ・メンバーの相乗効果
   ・メンバーの自立性、個人の活性化

   必要な4つのスキル
   ・場のデザインのスキル
   ・対人関係のスキル(発散)
   ・構造化のスキル(収束)
   ・合意形成のスキル

   ○ことばの整理
    ・ミッシー:もれなくダブりなく
    ・コンテクスト:文脈
    ・コンフリクト:対立、葛藤

 《印象に残った言葉》
   人それぞれに考え方の枠組みがあり、自分と同じ枠組み
  をもった人はいません。
   自分の枠組みの中で正しく伝えたと思っても、相手は相
  手の枠組みで解釈するので、
   別の意味になる可能性があります。そこにコミュニケー
  ションの難しさがあります。

ファシリテーション入門 (日経文庫)

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『効率が10倍アップする新・知的生産術』勝間和代 ★★★★★

 本書は、何かの紹介記事に、本を読むときに線を引くの
は時間の無駄とあり、自分の流儀と違うので今まで気には
なっていたが、なかなか読めなかった。

 本書を読み、改めて読書の仕方を考えさせられた。
 今まで、読書法をテーマとした本はいくつか読んできて、
自分なりの読書法はだいぶ確立してきたつもりであったが
本書がきっかけで頭の中で化学変化を起きた感じである。
一度このブログで自分の読書法について書いてみたいと
思っている。そして、他の方の読書法についてもぜひ知り
たいと思う。

 また、これまでの自分の生活がかなりインプットに偏って
いたことを再認識した。

 日ごろの生活に役立つようなアウトプットの時間を増やし
そのためのインプットを心がけようと思う。



《学び》

【情報に対する考え方】

○情報がある人へお金が流れる時代(情報主義)

○情報のインプットの効率をあげるためには自分のテーマ
 (フレーム)をもつことが大切。

○情報を能動的に管理する意識を持つ。

○情報は五感でインプットすること。(細胞記憶の例)

○本質的な情報(生活に役立つ、人生が充実する)は、
 1%くらいしかない。

○情報のインプットやアウトプットの仕組みは、一朝
 一夕にはできない。いろいろ試してみて、自分に
 フィットしたものを残す改善のプロセスが不可欠。

【インプット】


○自分メディア(自分の五感による体験と他者の体験)
 からの情報を増やすこと。


◎インプットは本からだけではなく、自分メディアやテレビ
 からのインプットを意識する。


○4マス(新聞、テレビ、雑誌、ラジオ)はあくまで加工情報
 であることを意識する。

○知の三点測量法

○アウトプットにつながるインプットを心がける。

○インプットとアウトプットは5対5.

【アウトプット】

○インプットの横流しのアウトプットは付加価値がない。

○アウトプットは文書を作るだけではない。日ごろの気づき
 から疑問を抱き、それを調べ、新しい発見につなげる技術。

○簡略化(概念化)、階層化、フレームワーク(情報整理の
 柱)を意識。

○アウトプットをマメにできる仕組みづくり。

【インプットとアウトプットの関係】


●「本」と「自分メディア」からインプット
       ↓
●自分の言葉で解釈し、本質のみをテーマごとにイン
 プット(格納) ※枝葉は不要
       ↓
●以下の視点でアウトプット
 ・「簡略化(概念化)」
 ・「階層化」
 ・「フレームワーク」


【読書について】


○本は効率的で安価。目からうろこがおちる情報が
 ひとつでもあれば本代は回収できていると考える。

○本をじっくり読まない。

○1冊から搾り取ろうとしない。

○読む前に読む目的をはっきりさせる。

○すきま時間にパッパッと読む。(腰をすえて読む
 時間はないのがあたりまえと覚悟)

○小説は生き方や経験を疑似体験でき、他者理解
 に役立つ。

○積読は本に触れる機会を増やす大事なプロセス。


○骨子(本質)をつかみ自分の考えに取り込む。

○1冊ごとのまとめは時間のムダ。

○複数の本で学んだことをまとめ、行動のなかで
 学びを生かす。まとめのためのまとめは不要。

○本を読むとき線を引かない。文字を読んでしま
 い全体像がぼやけるので。
 スピードを重視して全体像をつかむことを意識。

自分の言葉に置き換えて理解し、頭に残す。

効率が10倍アップする新・知的生産術―自分をグーグル化する方法 Book 効率が10倍アップする新・知的生産術―自分をグーグル化する方法

著者:勝間 和代
販売元:ダイヤモンド社
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『ワンランク上の問題解決の技術』横田尚哉 ★★★★☆

 世の中のすべての「モノ」は、何らかの意図を達成しよ
うと思い、ある手段を選択した結果が表現されたものであ
ると本書はいう。

 どいういうことか。

 自分の身の回りのことを考えてみる。

 例えば、箸という「モノ」は、食事という意図があって、
長い棒を2本作った結果が、箸という「モノ」である。

 そこには食事をするという目的があり、それを達成する
ためには、スプーンやフォークという手段だってある。

 この例は単純化しすぎたが、「モノ」にとらわれすぎ
ると、物事の本質が見えなくなるということを感じる。

 問題解決の肝は、当たり前のことだが、問題の本質をえ
ぐることだ。

 どうえぐるのか。

 その一つの切り口が前述した考え方。本書のすすめる
「ファンクショナル・アプローチ」が参考になる。

「ファンクショナルアプローチ」の根本となる考え方は、
『今していることは「何のために、誰のために」してい
るのか、という視点をもつことであると私は解釈した。

 この視点は、私が入社したときの上司が口をすっぱく
して言っていたことなので、今でも常に意識している。
 そのおかげで、物事の本質をとらえた問題解決のアプ
ローチをしようとはしている。

 これまで、単純な問題であればその視点を意識すること
で解決に役立っていた。だから、本書の「ファンクショ
ナル・アプローチ」の4つのステップはわざわざふまな
くてもよい。

 ただ、複雑な問題に直面したときには、その視点を意識
するだけではなく本書の「ファンクショナル・アプローチ」
のステップを大いに試してみたいと思った。

《本書のポイント》

●問題解決で重要なのは「問題の認識」と「改善点の特定」

●問題解決=「改善点」×「解決手段」
      「何を」「どのように」改善すればよいのか

●「解決手段」は「外」、「改善点」は「内」にある。
 ⇒手段にこだわるのではなく「改善点」に着目する

●過去を手放し、未来のあるべき姿から発想する
 ⇒「未来の具現化」

●「手段志向」よりも「目的志向」に 
 例)上司:「次回の会議は重要な会議で君に運営を任す」

   →「どのように運営すればいいのか」(手段志向)
   →「何のために運営すればよいのか」(目的志向)

●改善点を見つける5つのアプローチ
 ■仮説検証法
   仮説にしたがって原因を取り除く
 ■品質管理法
   起こった結果をもとに発生したプロセスにさかのぼる
 ■情報解析法
   データを収集し、個々の要素の相関関係を分析
 ■類似置換法
   過去の事例をパターン化し類似のパターンにあてはめる
 ■機能分析法

   対象から機能を抽出するファンクショナル・アプローチ

●ファンクションとは、意味、意図、働き、役割、目的、
 効用、効果、性能、理由、機能。
 その結果として「モノ」や「コト」として表現されている

●「ファンクショナル・アプローチ」のステップ

 1 準備
   ■問題の理解
   ■問題の分解

    部品、工程、空間、使い方単位
  
 2 分解
   ■ファンクションの定義
    「~を~する」
   ■ファンクションの整理
     目的と手段をFASTダイアグラムで整理
   ■キーファンクションの抽出
   ■インプット量とアウトプット量の測定

 3 創造
   ■アイデアの発想
   ■アイデアの整理

 4 洗練
   ■アイデアの練り
    ・アイデアの利点⇒伸ばす⇒欠点⇒欠点を除く
   ■アイデアの組み合わせ
   ■価値の確認
    ・インプット量とアウトプット量の測定
   ■効果の評価

《書きとめておきたい言葉》

○目の前の課題を解決することに意識をとられてしまい、
 その未来にどんな最終目的があるのかを見落としがち。
「木を見て森を見ず」にならないよう常に俯瞰的な視点
 を身につけておくことが大事。(以下の寓話参照)

○轍(わだち)理論
 人の行動は偶然→習慣→当たり前→規律→拘束と変わ
 っていく。固定観念ができあがるプロセス

○ブレインストーミングの4つのルール
 ・自由奔放
 ・批判と議論厳禁

 ・アイデアの量を求む(質より量)
 ・アイデアの改善結合

《興味深い寓話》

「レマン湖の釣り人」

 スイスのレマン湖という大自然に囲まれた湖に、日本人
が観光に訪れました。近くの湖畔でボーと釣りをしている
釣り人を見かけ近づいて、こう言いました。
 「魚がこんなにたくさんいるのだから、網を使えばいっ
 ぱいとれますよ」
  すると釣り人は「網でたくさんの魚をとってどうする
 のですか?」と聞き返しました。
 「魚を市場にもっていけば、いいお金になるじゃないで
 すか」
 「お金に換えてどうするのですか?」
 「お金があれば、この湖のほとりに別荘を建てることも
  できるじゃないですか」
 「別荘を建ててどうするのですか?」
 「別荘があれば、一日、ボーと釣りを楽しめるじゃない
  ですか」
 「・・・・・・」

★目の前の課題を解決することに意識をとられてしまい、
 その未来にどんな最終目的があるのかを見落としがち。

ワンランク上の問題解決の技術《実践編》 視点を変える「ファンクショナル・アプローチ」のすすめ Book ワンランク上の問題解決の技術《実践編》 視点を変える「ファンクショナル・アプローチ」のすすめ

著者:横田 尚哉
販売元:ディスカヴァー・トゥエンティワン
Amazon.co.jpで詳細を確認する

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『手帳200%活用ブック』日本能率協会マネジメントセンター ★★★☆☆

(05’ 読了)

 手帳の切替時期なので『手帳フル活用術』を読んで
手帳の活用のレベルアップを図りたかったのだが、
期待はずれだったので、本書を再読した。
 
 すでに活用できることは活用していたが、南場智子
さんの次の言葉が心の琴線に触れたので書きとめて
おく。

「あれもこれもと、たくさんのことをするべき」と思い
込んでいる気がします。たとえば、休日の過ごし方でも
そう。映画を見て、買い物をして、本も読んで…と、い
ろいろやりたがる人が多いですよね。でも、実は、好き
な本を1冊読むだけのほうがリラックスできるし、気持
ち的にもラクなはず。無理をせず身の丈にあったことを
すればいい。

手帳200%活用ブック

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『手帳フル活用術』中島孝志 ★☆☆☆☆

 そろそろ来年の手帳を買う時期だ。
 私は、システム手帳のため、リフィルだけを毎年買っ
ている。

 リフィルは、見開き1週間のバーチカルタイプを使用。
このタイプは入社して10年ずっと愛用しているので、
手になじんでいて使いやすい。

 いつも買うリフィルは、ノックスカンパニーのもので、
数あるなかからこれが一番しっくりくる。
 平日の欄が広く、時間の区切りが8時~21時の
コアタイムのみというものが決め手だ。2009年版は
今までと少し改訂されたが、今回もこれを買った。

 ちなみに、システム手帳は、3年ほど前にけっこう研究
して、探しまわって買った。
 結局、銀座の伊東屋の手帳展で納得できるものに出会
った。ラム革のワインレッド(A版)のものだ。確か2万
円くらいだったと思う。手帳で2万円をかけるのもどうか
と思ったが、手帳はライフプランを左右する重要なもの、
そして一生ものと覚悟を決め、買ったのだ。

 2005年から愛用しているから今年で4年目にはいる
が、味のある色落ちがではじめ、ますます愛着が深まって
いる。たまに他の手帳に目移りすることもあるが、一生
使い続けると心に誓った数少ないアイテムである。

 さてさて、前置きが長くなったが、手帳の切替の時期
ということもあって、手帳の活用術の本を読んでみたく
なり、本書を読んだ。
 3年前、システム手帳を買うときに読んだ『手帳20
0%活用ブック』
以来の手帳活用本となる。

 最近、システム手帳のメリットを活かしきれていない
と思い始めていたので、手帳の活用のアイデア術を知り
たかったのだが、ちょっと期待はずれの内容であった。 
 本書は、夢の実現や人生計画についてページを割いて
いる。ネットで購入したので、中身を十分吟味できずに買
ったので的外れとなってしまった。そういう意味で星ひと
つの評価にしたのであって、内容自体に的を得ている人で
あればそれほど悪くない本だとは思う。
 結局、以前読んだ『手帳200%活用ブック』を再読
することとなってしまった。
 

本書を読んで意識しようと思ったことは以下のとおり。

【新たに意識しようと思ったこと】
 
 ●月や週の目標・課題を記す習慣づけ
 
 ●手帳を整理(予定・目標・課題の確認、見直しなど)
  する時間を組み込む
 
 ○略語
  T→  当方より電話 
  T←  先方より電話
 
 ※漠然と心の中で思っているよりも実際に手帳に記す
  ことで明確になり意識がしやすくなる!
  よって、とにかく思っていることはすべて手帳に書く
  意識を持つこと!

【再度意識しようと思ったこと】 

 ●一日に何度も手帳を開き予定や目標をチェックする

 ●タイムスケジュールだけではなく必要なコト・モノ
  を記す 
   例えば持込む資料、何をしに行くのか、どんな目
   標があるのかなど
 

 手帳については、いろいろ試行錯誤して、自分なりの考
えやスタイルを持っているので、それはまたの機会に書
きたいと思う。

手帳フル活用術―仕事の達人、27人の「手のうち」! (知的生きかた文庫) Book 手帳フル活用術―仕事の達人、27人の「手のうち」! (知的生きかた文庫)

著者:中島 孝志
販売元:三笠書房
Amazon.co.jpで詳細を確認する

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『超「超」整理法』野口悠紀雄 ★★★★★

「分類するなひたすら検索せよ。」

 本書の肝となっている言葉である。
 グーグルに代表されるように検索機能は数年前に比べる
と格段に上がっている。
 分類する時間を別の時間にあてたほうが効率的なのだ。
 ただ、注意しなければいけないのが、分類はしないが、
検索しやすいような工夫が必要だ。それが、本書でいう
「ラベル方式」や「タイトルの規則性」であろう。

 Gメールなどを活用したファイルのオンライン格納や
メールのログによる仕事の進捗状況の確認、FAXより
もPDFの活用といった点は、すでに意識して取り組んで
いるので、これといって目から鱗がおちるものはなかった。

 私の場合は、オンラインによるデータ保存は「はてな
ダイアリー」を非公開にして活用している。
 ふだんは日記として利用しているのだが、思考中のこと
を保存して、どこでも作業ができるようにしている。
 また、作業中の文章は、Gメールの下書きに書いておく。
完成したら自分あてにメールを送っておけるのがよい。

 どちらも携帯電話からもアクセスできるので、重宝して
いる。
 ちなみに、ネットのお気に入りも「はてなブックマーク」
を活用している。おそらく携帯電話からアクセスできる
唯一のネット上保存のブックマークではなかろうか。

 最近は、携帯とPCの連動性を重視しているので、PC
の内容と同程度の情報を携帯で見れるサービスを選んで
いる。

 ただ、ワードやエクセルなどのファイルの保存はPCの
HDDに頼っているので、Gメールでの保存を活用したい
と思った。

 また、本書を読んで、PDFの活用は今まで以上に幅を
広げることが必要に感じた。
 紙ベースでの保存が難しい雑誌や新聞の切り抜きは
PDFにしておくと検索もできて便利だ。
 時刻表もPDFにして携帯に保存しておくと重宝する。
 手紙や子どもが書いた絵(今はまだ書ける歳じゃない
けど)なども保存が難しいためPDFにして実物は捨てて
もよいかもしれない。大事なのは実物ではなく情報なのだ
と本書では言っているが、いざ捨てるとなると躊躇しそう
ではあるが。

 これを実践するには、まずは「スキャナー」買わなきゃ。

《本書のポイント》

●デジタルオフィスの構築
 ■Gメールのログのストックが「自分のデータベース」
 ■Gメールのラベル機能により検索力をあげる
 ■ファイルのオンライン格納
 ■デジタルオフィルは、「ペーパーレス」を意味するわ
  けでない。紙とデジタルの特徴を使い分ける
  最初(入力)と最後(出力)は紙のほうが便利
 ■何を電子化し何を紙で処理するかの正しい見極め
 ■捨てることができないものや整理がしづらいものは
  PDF化をするか、デジカメで撮影しデータ化する

 重要なのは、細かい方法論ではなく「考え方」。
 データのオンライン格納とどのような能力を磨くかの
 見極めが重要。

●知的生産力の向上のために
 ■これから必要となるの力は「検索力」
 ■ファイルのタイトルの規則性が重要となる
 ■デジタルデータは捨ててはいけない。ひたすら保存
  して検索すれば何かの発想支援に役立つ
 ■情報を消費するだけではなく積極的に発信することが
  大事。
 ■知的作業の重要課題→人間が「考え抜く」しかない
  ○問題設定
  ○仮説の構築
  ○モデルの活用

《キーワード》

●分類するなひたすら検索せよ
●「フォルダ方式」と「ラベル方式」
  フォルダ方式のデメリットは、「こうもり問題」と
  体系の組み換えが困難なこと。
●押し出しファイリング
●ポケット一つ原則
●無意識の発想
  寝る前に材料を仕込む

《書きとめておきたい言葉》

●使っているうちに使い勝手が良くなるシステムでないと
 機能しない
●検索とは「無秩序なものを秩序立ててみるための魔法の
 めがね」
●世の中の事象はすべてが同じ重要度を持つわけでは
 ない。だから、すべてに等量の力を傾注するのは賢明
 なことではない。「重要なことは何か」を正しく見極
 め、それに努力を集中すべきである。
●プッシュを受けるだけで満足しているのは、問題意識
 がないからだ。1日中テレビの前に座っていられるの
 は、知りたいことがないからだ。もしあれば、そんな
 無駄なことに時間を浪費するわけにはゆかない

●「下流に落ち込みたくない」と考えている三十代の人
 は多いが、その心配は必要がないものではない。ただし
 そのために手段は書店に並んでいるビジネス書から
 プッシュを受けることではない。プルができる人間に
 なることだ。

超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー Book 超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー

著者:野口 悠紀雄
販売元:講談社
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